Privātuma politika

1. Vispārīga informācija

Šīs privātuma politikas mērķis ir informēt fiziskās personas par to, kā SIA “Vecruņģi” (turpmāk – Pārvaldnieks) iegūst, izmanto, glabā un aizsargā personas datus dzīvojamo māju pārvaldīšanas, apsaimniekošanas, komunālo pakalpojumu organizēšanas un saistīto darbību ietvaros.

Politika attiecas uz dzīvokļu īpašniekiem, dzīvojamo un nedzīvojamo telpu lietotājiem, īrniekiem, viņu pārstāvjiem, pakalpojumu sniedzēju kontaktpersonām, sadarbības partneriem, darba pretendentiem, kā arī tīmekļvietņu www.vecrungi.lv un www.klientiem-vecrungi.lv lietotājiem. Attiecībā uz darbiniekiem Pārvaldnieks var sniegt papildu informāciju atsevišķi.

2. Personas datu pārzinis un saziņa

Pārzinis: SIA “Vecruņģi”, reģistrācijas Nr. 40103791610.

Juridiskā adrese: Skolas iela 4–1, Zaķumuiža, Ropažu pagasts, Ropažu novads, LV-2133.

Tālrunis: +371 29392627.

Tīmekļvietne: www.vecrungi.lv, tostarp tās sadaļa “Kontakti”.

Par personas datu apstrādi vai savu tiesību īstenošanu iespējams sazināties, rakstot uz juridisko adresi, izmantojot tīmekļvietnes kontaktformu vai uzņēmuma tīmekļvietnes sadaļā “Kontakti” publicēto e-pasta adresi.

SIA “Vecruņģi” ir personas datu pārzinis attiecībā uz tādu datu apstrādi, kuras nolūkus un būtiskos līdzekļus tas nosaka. Pārvaldnieka kā datu pārziņa statuss un pienākumi saglabājas arī tad, ja personas dati tiek glabāti vai apstrādāti uz ārēja pakalpojumu sniedzēja servera, mākoņpakalpojumā vai citā informācijas sistēmā. Ja kādā konkrētā procesā datu apstrādes lomas ir citādi noteiktas, tās izvērtē atbilstoši faktiskajai pienākumu un lēmumu sadalei.

3. Apstrādājamās personas datu kategorijas

Atkarībā no attiecīgā pakalpojuma un saziņas veida Pārvaldnieks apstrādā šādas personas datu kategorijas:

·         identifikācijas un kontaktinformāciju: vārdu, uzvārdu, adresi, tālruni, e-pasta adresi, kā arī personas kodu, ja tas ir nepieciešams un tiesiski pamatots;

·         datus par īpašumu un tā lietošanu: īpašuma adresi, dzīvokļa vai telpas numuru, īpašuma tiesībām, pilnvarojumu, mājokļa lietotājiem nepieciešamajā apjomā;

·         norēķinu un pakalpojumu datus: rēķinus, maksājumus, parādsaistības, bankas konta informāciju, skaitītāju rādījumus, patēriņu un aprēķinus;

·         mājas pārvaldīšanas un saziņas datus: pieteikumus, iesniegumus, pretenzijas, bojājumu un avāriju paziņojumus, kopsapulču un balsojumu dokumentus, saraksti;

·         tīmekļvietņu un klientu e-sistēmas tehniskos datus: lietotāja konta informāciju, piekļuves un drošības žurnālu ierakstus, IP adresi un sīkdatņu datus, ja tie tiek iegūti;

·         darba pretendentu pieteikumos un sadarbības dokumentos brīvprātīgi norādīto informāciju, kas nepieciešama konkrētā pieteikuma izvērtēšanai.

Pārvaldnieks neprasa sniegt vairāk datu, nekā nepieciešams konkrētā nolūka sasniegšanai. Īpašu kategoriju personas dati netiek vākti kā ikdienas pārvaldīšanas procesa sastāvdaļa; ja tie izņēmuma kārtā ir nepieciešami, apstrādi veic tikai ar atbilstošu tiesisko pamatu un papildu aizsardzību.

4. Apstrādes nolūki un tiesiskais pamats

Personas dati tiek apstrādāti saskaņā ar Eiropas Parlamenta un Padomes Regulas (ES) 2016/679 (Vispārīgā datu aizsardzības regula, turpmāk – VDAR) 6. panta 1. punktu. Konkrētais tiesiskais pamats ir atkarīgs no personas statusa un apstrādes apstākļiem.

Pārvaldnieka tiesiskās intereses var būt saistītas ar kopīpašuma uzturēšanu, pakalpojumu nepārtrauktību, drošu saziņu, līgumsaistību kontroli, parādu atgūšanu, krāpšanas novēršanu un savu tiesību aizsardzību. Pirms šāda pamata izmantošanas tiek izvērtētas arī attiecīgās personas intereses un pamattiesības.

5. Personas datu iegūšanas avoti

Datus Pārvaldnieks iegūst no pašas personas vai tās pārstāvja, dzīvokļu īpašnieku kopības, iepriekšējā pārvaldnieka, ar pakalpojumu nodrošināšanu saistītajiem uzņēmumiem, kā arī normatīvajos aktos paredzētajos gadījumos no valsts vai pašvaldību reģistriem un informācijas sistēmām, tostarp Būvniecības informācijas sistēmas, zemesgrāmatas un kadastra datiem. Informācija var rasties arī pārvaldīšanas pienākumu veikšanas gaitā.

Ja datu sniegšanu paredz likums vai tā nepieciešama līguma izpildei, atteikšanās sniegt būtisko informāciju var ierobežot iespēju sagatavot dokumentus, nodrošināt saziņu vai veikt konkrētu pakalpojumu. Brīvprātīgi sniedzamo informāciju persona var nesniegt.

6. Personas datu saņēmēji

Dati pieejami tikai tām personām un organizācijām, kurām tie nepieciešami attiecīgā uzdevuma veikšanai un pastāv tiesisks pamats tos saņemt. Atbilstoši vajadzībai saņēmēji var būt:

·         Pārvaldnieka pilnvaroti darbinieki un pārstāvji, ievērojot piekļuves ierobežojumus un konfidencialitāti;

·         komunālo pakalpojumu sniedzēji, apsaimniekošanas un remontdarbu izpildītāji, grāmatvedības un norēķinu pakalpojumu sniedzēji;

·         IT pakalpojumu, klientu e-sistēmas, datu glabāšanas, serveru uzturēšanas un tehniskā atbalsta pakalpojumu sniedzēji;

·         juridisko pakalpojumu sniedzēji, parādu atgūšanas pakalpojumu sniedzēji, apdrošinātāji un kredītiestādes, ciktāl tas konkrētā gadījumā nepieciešams;

·         valsts un pašvaldību iestādes, tiesas un citas likumā pilnvarotas personas; dzīvokļu īpašnieki – tikai tādā apjomā, kāds nepieciešams viņu likumīgo tiesību īstenošanai.

Informācija par citiem dzīvokļu īpašniekiem un dzīvojamo telpu lietotājiem netiek izpausta plašāk, nekā tas ir nepieciešams un tiesiski atļauts.

7. Datu glabāšana ārējā serverī un ārpakalpojumi

Personas dati var tikt glabāti elektroniskās datubāzēs, klientu e-sistēmā, mākoņpakalpojumos vai uz ārēju pakalpojumu sniedzēju uzturētiem serveriem. Šāda tehniska datu glabāšanas risinājuma izmantošana nenozīmē, ka datu pārziņa pienākumi automātiski pāriet servera vai programmatūras īpašniekam.

Ja ārējais pakalpojumu sniedzējs apstrādā personas datus Pārvaldnieka vārdā, tas ir datu apstrādātājs attiecīgās darbības ietvaros. Pārvaldnieks ar šādu pakalpojumu sniedzēju nodrošina VDAR 28. pantam atbilstošus līgumiskus nosacījumus, tostarp par apstrādi tikai saskaņā ar dokumentētiem norādījumiem, konfidencialitāti, drošību, apakšapstrādātāju izmantošanu, datu dzēšanu vai atdošanu un atbilstības pierādīšanu.

Pārvaldnieks saglabā pienākumu izvēlēties atbilstošu datu apstrādātāju, ierobežot piekļuvi, uzraudzīt atbilstošu drošības pasākumu īstenošanu un nodrošināt datu subjektu tiesību ievērošanu. Ja pakalpojumu sniedzējs patstāvīgi nosaka atsevišķas apstrādes nolūkus un līdzekļus, tā lomu attiecīgajā procesā vērtē atsevišķi.

8. Datu nodošana ārpus Eiropas Ekonomikas zonas

Ja personas datu apstrādē ir iesaistīts pakalpojumu sniedzējs ārpus Eiropas Ekonomikas zonas (EEZ) vai tiek nodrošināta piekļuve datiem no trešās valsts, Pārvaldnieks izvērtē šādas nodošanas tiesiskumu un piemēro VDAR V nodaļā paredzētos aizsardzības mehānismus, piemēram, Eiropas Komisijas lēmumu par aizsardzības līmeņa pietiekamību vai standartklauzulas un nepieciešamos papildu pasākumus. Informāciju par konkrētu nodošanu un aizsardzības līdzekļiem persona var pieprasīt Pārvaldniekam.

9. Personas datu glabāšanas termiņi

Dati tiek glabāti atbilstoši apstrādes nolūkam, piemērojamajiem normatīvajiem aktiem un nepieciešamībai aizsargāt tiesiskās intereses:

·         rēķini un citi grāmatvedības attaisnojuma dokumenti – vismaz piecus gadus, bet dokumentu kategorijām, kurām normatīvie akti paredz ilgāku termiņu, attiecīgo ilgāko termiņu;

·         mājas lietas un pārvaldīšanas dokumenti – pārvaldīšanas laikā un pēc tās izbeigšanas normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā, tostarp nododot nepieciešamo dokumentāciju nākamajam mājas lietas kārtotājam vai pārvaldniekam;

·         līgumu, maksājumu, parādsaistību un strīdu dokumenti – saistību izpildes laikā un pēc tam tik ilgi, cik nepieciešams piemērojamā prasījuma noilguma, pierādījumu saglabāšanas vai likumā noteikto pienākumu izpildes dēļ;

·         pieprasījumi par pakalpojumiem, pēc kuriem sadarbība netiek uzsākta – līdz 12 mēnešiem pēc pēdējās saziņas, izņemot gadījumus, kad nepieciešama ilgāka saglabāšana prasījuma vai strīda dēļ;

·         darba pretendentu pieteikumi – līdz atlases beigām un parasti vēl līdz trim mēnešiem pēc tās, ja vien ilgāka glabāšana nav tiesiski pamatota vai pretendents nav piekritis tās pagarināšanai;

·         klientu e-sistēmas tehniskie dati, sīkdatnes un rezerves kopijas – atbilstoši konkrētās sistēmas drošības, piekļuves un datu atjaunošanas termiņiem, kas tiek pārskatīti un ierobežoti līdz nepieciešamajam.

Kad datu glabāšanai vairs nav tiesiska pamata, dati tiek dzēsti, anonimizēti vai nodoti normatīvajos aktos paredzētajai personai. Atsevišķas rezerves kopijas var tikt saglabātas līdz to plānotai pārrakstīšanai, ievērojot piekļuves ierobežojumus.

10. Datu aizsardzība un konfidencialitāte

Pārvaldnieks īsteno samērīgus organizatoriskus un tehniskus pasākumus, lai aizsargātu personas datus pret neatļautu piekļuvi, zudumu, izpaušanu, neatļautu grozīšanu un iznīcināšanu. Pasākumi ietver piekļuves tiesību piešķiršanu atbilstoši darba pienākumiem, datu apstrādē iesaistīto personu konfidencialitātes pienākumu, IT sistēmu piekļuves kontroli, drošu informācijas apmaiņu un datu drošības incidentu izvērtēšanu.

Ne ārējs serveris, ne mākoņpakalpojums pats par sevi neatbrīvo Pārvaldnieku no pienākuma pārraudzīt datu aizsardzību. Vienlaikus absolūtu drošību elektroniskā vidē nevar garantēt.

11. Datu subjekta tiesības

VDAR paredzētajos gadījumos personai ir tiesības pieprasīt informāciju un piekļuvi saviem datiem, to labošanu, dzēšanu, apstrādes ierobežošanu, iebilst pret apstrādi, kas pamatota ar tiesiskajām interesēm, kā arī saņemt datus pārnesamā formātā, ja ir izpildīti šīs tiesības piemērošanas nosacījumi. Ja apstrāde pamatota ar piekrišanu, to var atsaukt jebkurā laikā, neskarot pirms atsaukšanas veiktās apstrādes likumību.

Tiesību īstenošanai lūgums sazināties, izmantojot šīs politikas 2. sadaļā norādītos kontaktus. Nepieciešamības gadījumā Pārvaldnieks var lūgt samērīgu papildu informāciju identitātes pārbaudei. Atbilde parasti tiek sniegta viena mēneša laikā pēc pieprasījuma saņemšanas; VDAR paredzētajos gadījumos termiņu var pagarināt, par to informējot personu.

Ja persona uzskata, ka tās datu apstrāde pārkāpj normatīvos aktus, tai ir tiesības iesniegt sūdzību Datu valsts inspekcijā (www.dvi.gov.lv).

12. Klientu e-sistēma, tīmekļvietnes un sīkdatnes

Pārvaldnieka tīmekļvietnē www.vecrungi.lv ir pieejamas saziņas formas, savukārt klientu e-sistēmā www.klientiem-vecrungi.lv iespējams izmantot ar īpašumu saistītus elektroniskos pakalpojumus, tostarp rēķinu un skaitītāju rādījumu funkcijas. Pārvaldnieks nodrošina personas datu apstrādes tiesisko pamatu un atbilstošu piekļuves pārvaldību šiem pakalpojumiem savas atbildības ietvaros.

Tīmekļvietnēs var tikt izmantotas tehniski nepieciešamās un, ja tās ir ieviestas, arī analītiskās vai citas neobligātās sīkdatnes. Par faktiski izmantoto sīkdatņu nosaukumiem, nolūkiem, pakalpojumu sniedzējiem, glabāšanas laikiem un piekrišanas pārvaldīšanu informācija sniedzama atsevišķā sīkdatņu politikā. Neobligātajām sīkdatnēm, ja normatīvie akti pieprasa piekrišanu, tā iegūstama pirms sīkdatņu ievietošanas.

Pārvaldnieks neveic tikai automatizētā apstrādē balstītu lēmumu pieņemšanu, kas personai radītu tiesiskas vai līdzīgi būtiskas sekas. Ja šāda apstrāde tiktu ieviesta, pirms tās izmantošanas tiktu sniegta attiecīga informācija.

13. Politikas pieejamība un grozījumi

Privātuma politika ir paredzēta publicēšanai Pārvaldnieka tīmekļvietnē www.vecrungi.lv atsevišķā sadaļā “Privātuma politika”. Ar to var iepazīties arī citā veidā, pieprasot dokumentu elektroniski vai papīra formā, izmantojot Pārvaldnieka kontaktinformāciju.

Pārvaldnieks pārskata šo politiku, mainoties personas datu apstrādes praksei vai normatīvajām prasībām. Aktuālā redakcija tiek darīta pieejama tīmekļvietnē vai pēc pieprasījuma. Ja izmaiņas būtiski skar personu tiesības vai datu izmantošanas nolūkus, tiek nodrošināta atbilstoša papildu informēšana.